Personeelsdossier en AVG HR advies Talentem
HR interim advies personeelsdossier en AVG
Als je medewerkers in dienst neemt, ben je verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen in het personeelsdossier.
Hierbij moet je met allerlei zaken rekening houden. Weet je bijvoorbeeld waaruit zo’n personeelsdossier moet bestaan? En wie deze gegevens mogen inzien? Ook zijn er bewaartermijnen en speelt de AVG een rol.
De interim HR adviseurs van Talentem helpen je graag met het updaten van je personeelsdossiers en staan je bij met het geven van advies.
Inhoud personeelsdossier
In een personeelsdossier leg je de arbeidsgeschiedenis van je medewerkers vast. Dit begint bij het aanstellen van een medewerker: je legt een aantal persoonlijke gegevens vast, zoals naam, adres, geboortedatum en BSN-nummer. Ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) en de getekende arbeidsovereenkomst zitten in het personeelsdossier.
Tijdens het dienstverband leg je in het personeelsdossier onder andere gegevens vast over ziekteverzuim, opgenomen vakantiedagen, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken en afspraken over gevolgde cursussen en opleidingen.
Je slaat alleen informatie op die betrekking heeft op het dienstverband. Dus bijvoorbeeld geen geboortekaartjes van kinderen, tenzij dit nodig is voor de aanvraag van ouderschapsverlof.
Wie mag de informatie in het personeelsdossier inzien?
Een personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie die niet op straat mag komen te liggen. Alleen de (directe) leidinggevende, P&O en de medewerker zelf hebben toegang tot de gegevens in het personeelsdossier.
Er zijn ook instanties waaraan je soms bepaalde gegevens moet verstrekken: denk aan de Arbodienst, de Belastingdienst, het UWV, of een leasemaatschappij, ziektekostenverzekeraar en/of opleidingsinstituut.
De medewerker kan altijd inzage vragen in zijn personeelsdossier. Je bent verplicht dit toe te staan.
Bewaartermijnen
De standaard regel is: “Bewaar gegevens niet langer dan nodig”.
Zolang een medewerker bij je in dienst blijft, is het voldoende om het personeelsdossier elke 2-3 jaar op te schonen. Overzichten van vakantiedagen, adreswijzigingen, assessments en andere verouderde gegevens, zoals sollicitatiebrief en cv, getuigschriften, afgesloten ziekteverzuimzaken, verslagen van functioneringsgesprekken, e.d. kunnen in de vernietiger.
Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker moet je de gegevens verwijderen, zodra ze niet meer noodzakelijk zijn. Langer bewaren van de persoonsgegevens mag niet; er zijn strenge regels gesteld!
Gegevens in het personeelsdossier mogen niet langer dan 2 jaar na uitdiensttreding worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn aan om wettelijke verplichtingen te voldoen:
- Bewaartermijn van 7 jaar: Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn.
- Bewaartermijn van 5 jaar: Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs van de ex-medewerker.
Advies nodig? De HR interim professionals van Talentem geven je graag advies en kunnen je helpen met het opstellen van AVG-proof personeelsdossier!
